לקחים מעבודה מהבית שעשויים לעזור גם לכם – מחברה שעובדת מהבית כבר 7 שנים

לא, אלה לא עוד חמישה טיפים שחוקים לעבודה מהבית. הפעם אנחנו, בונה האתרים והחנויות המקוונות Mozello, נשתף מהניסיון האישי שלנו. נספר איך אנחנו שומרים על פרודוקטיביות גבוהה ועבודה יעילה בלי משרד אמיתי.

מהיום שהחברה הוקמה, הצוות של Mozello עובד מהבית. זו הדרך היחידה שבה יכולנו לעבוד יחד כשאנחנו מפוזרים ב-6 ערים באזורים שונים בלטביה. בלי נסיעות אנחנו חוסכים גם כסף וגם זמן יקר, כלומר יש לנו יותר זמן עם האנשים שאנחנו אוהבים. מדי העבודה שלנו הם חלוק ונעלי בית חמות. מעולם לא היה לנו משרד, ואם להיות כנים לגמרי – גם לא ממש רצינו אחד. אלא אם כן הוא נראה כמו המשרדים של Google, Apple, או לפחות של Draugiem Group.

היום נספר למה האסטרטגיה הזאת עובדת בשבילנו, ונציין כמה נקודות שיכולות לעזור לכם לארגן את המשרד הביתי שלכם.

תשתית

מקום עבודה בבית

הסביבה היא הדבר הקריטי ביותר במשרד הביתי. מובן שתצטרכו מחשב טוב וחיבור אינטרנט, אבל אנחנו ממליצים גם להבטיח לעצמכם חדר נפרד או לפחות שולחן בפינה שקטה. הנקודה הזאת חשובה במיוחד למנהלי לקוחות שמדברים עם לקוחות בטלפון. כדאי גם לחשוב על נוחות וארגונומיה – העובדה שאתם עובדים מהבית לא תגרום לגב שלכם להפסיק לכאוב בקסם.

פעם, בראיון עבודה, מנהלת לקוחות שאלה אותנו אם זה בסדר לעבוד מבית קפה. ובכן, התשובה היא לא – כי בית קפה לא יכול להבטיח את תקני הארגונומיה או הגנת הנתונים שאנחנו עומדים בהם.

כמובן שכל עבודה שונה ולכל אחד יש אפשרויות אחרות, אבל סביבת עבודה ראויה בבית היא הבסיס של המשרד הביתי, ואין ממש דרך לעקוף את זה.

השתמשו בכלים

בחירה בכלים הדיגיטליים הנכונים היא כבר חצי הדרך לארגון מרחב יעיל לעבודה מרחוק, כלומר המשרד הביתי שלכם. כדי שהעבודה מהבית תתנהל בצורה חלקה, תצטרכו לתת תשומת לב מיוחדת לתקשורת בין העובדים, לניהול מסמכים ולמערכת שירות הלקוחות, בין היתר.

למזלנו, יש שפע של מערכות וכלים שעוזרים בזה. ב-Mozello אנחנו משתמשים בכלים הבאים:

• תקשורת: לתקשורת השוטפת אנחנו משתמשים בפלטפורמת התקשורת העסקית Slack. המערכת מציגה מי מהעובדים מחובר, מאפשרת לשוחח איתם באופן אישי או בחדרי צ'אט נפרדים לפי נושא – תמיכה בלקוחות, ישיבת הנהלה, שיווק, שיחות חופשיות וכן הלאה. (בתשלום או בחינם)

• פגישות: את הפגישות אנחנו עושים ב-Skype (בחינם). אם אתם לא סובלים את Skype, שקלו Zoom (בתשלום), Messenger (בחינם) או אפשרות אחרת.

• שירות לקוחות באימייל: אנחנו משתמשים במערכת Groove Helpdesk, שמאפשרת לכמה עובדים לעבוד עם כתובת אימייל אחת ולהישאר מעודכנים בלי קשר למקום שבו הם נמצאים, ומתחברת גם ל-Facebook. (מ-6$ לחודש למשתמש). יש לא מעט חלופות למערכת הזאת, גם זולות יותר וגם יקרות יותר. אפשרות פשוטה שלא דורשת שום השקעה היא תיבת אימייל משותפת אחת לחברה: info@company.com.

• תכנון וניהול פרויקטים: אנחנו משתמשים ב-Trello (מחלקת ה-IT) וב-Notion (מחלקת השיווק). (גרסאות בתשלום ובחינם)

• כתובות אימייל וניהול מסמכים: אנחנו משתמשים ב-Google Apps / G Suite (5€ לחודש למשתמש)

• ניהול לקוחות: אנחנו משתמשים במערכת שפיתחנו בעצמנו.

• הנהלת חשבונות: את שירותי הנהלת החשבונות אנחנו מוציאים למיקור חוץ, והמערכת זמינה אונליין. גם אם אנחנו לא בהכרח משתמשים בה בעצמנו, אנחנו ממליצים על PayTraq שפותחה על ידי עמיתים שלנו. זו מערכת להנהלת חשבונות, ניהול מלאי ומחסן ועוד.

ארגון העבודה

עבודה מהבית משמעה פחות זמן לתקשורת, ולכן, כדי למנוע כאוס ובלבול, כולם חייבים לדעת בדיוק מי אחראי על אילו מטלות, מתי ובאיזה היקף צריך לספק אותן. זה קריטי כדי למנוע מצב שבו שני אנשים עובדים במקרה על אותו דבר, או שמשימה נשכחת לגמרי. אצלנו הגדרנו תפקידים ברורים, וגם תכנון עם יעדים ומטרות עוזר.

בחירת עובדים

כדי שחברה תתפקד (גם בכלל וגם בעבודה מרחוק) חובה לבחור מועמדים שמסוגלים לארגן לעצמם מקום עבודה ושיש להם יכולת להתרכז. עבודה מהבית היא ההיפך הגמור מעבודה במשרד שוקק חיים, שבו התקשורת תופסת חלק גדול מהיום. לא כולם יהיו פרודוקטיביים באותה מידה בעבודה מהבית, ולא כולם יכולים לספק לעצמם סביבת עבודה מתאימה.

הגדרת היקף עבודה מדויק

אחד החששות המרכזיים של מעסיקים ועובדים כאחד בנוגע לעבודה מהבית הוא שמירה על פרודוקטיביות. כדי להשיג אותה, אתם חייבים להגדיר כמות עבודה ספציפית, מדידה וניתנת לדיווח שכל עובד צריך לספק.

הניסיון של Mozello מראה שהאסטרטגיות הבאות עובדות הכי טוב:

אסטרטגיה א': לעשות כל מה שצריך לעשות

בחלק מהתפקידים קל יחסית למדוד את היקף העבודה. למשל, מנהלי לקוחות צריכים לתת שירות לכל הלקוחות, כולל מענה לשיחות ולמיילים. את הדברים האלה אפשר למדוד ולבדוק. אותו דבר נכון לגבי רישומים, ניהול מסמכי הנהלת חשבונות וכדומה. האנשים שעושים את העבודות האלה יעמדו בהן, אלא אם עומס העבודה שלהם בלתי אנושי.

תפקיד ההנהלה הוא לוודא שלכל עובד יש כמות עבודה מתאימה ושהצוות מקצועי. תפקיד העובדים הוא לעשות את כל מה שהוטל עליהם. פשוט כך.

אסטרטגיה ב': ניהול פרויקטים על בסיס יעדים ותאריכי יעד

עם מחלקות הפרויקטים ופיתוח המוצר זה מסובך יותר. היה תקופה שב-Mozello הדברים זרמו מעצמם; אבל התקופה הזאת הייתה כאוטית למדי, ודי אם נגיד שלא השגנו הרבה. ידענו שאנחנו חייבים לשנות את שיטת העבודה, ולכן החלטנו להכניס מערכת ניהול פרויקטים פשוטה ומסודרת, שמבוססת באופן חופשי על העקרונות של Agile.

זה עובד בגדול כך:

1. אנחנו אוספים באופן שוטף דרישות, המלצות, צרכים ורעיונות (דברים שצריך לעשות). הכול מקובץ ברשימות נושאיות ענקיות: הצעות, באגים, רעיונות לפיצ'רים חדשים, רעיונות שיווקיים וכן הלאה.

2. הכול מסודר לפי חשיבות (באיזו תכיפות לקוחות מבקשים את זה, מה ההשפעה על המוצר, על עתיד החברה, על הרווחים וכו'). מנהל או עובדים אחראים מסדרים את הדברים ומאשרים את סדרי העדיפויות יחד בפגישה.

3. כל עבודת הפיתוח מחולקת למחזורי עבודה של שבועיים (שנקראים ספרינטים). בתחילת כל ספרינט נבחרות משימות מראש רשימות המשימות, בכמות מדויקת שאנחנו מתחייבים לבצע בשבועיים הקרובים. כל עובד חייב לבצע את המשימות שהוקצו לו במהלך הספרינט. תקופה של שבועיים היא אופטימלית לחברה שלנו – היא מאפשרת לנו לחזות ולפקח במדויק על משך המשימות וגם להרגיש את הסיפוק מהשגת היעדים שהצבנו. אם משימה לא יכולה להיעשות בתוך שבועיים, אנחנו מפצלים אותה למשימות קטנות יותר, ואם המשימות קטנות מאוד, אנחנו לוקחים כמה מהן לספרינט אחד.

4. כל יום שני אנחנו מקיימים פגישת Skype של שעה עד שעתיים, שבה אנחנו מציבים יעדים (משימות) חדשים על ידי לקיחת דברים חדשים מראש רשימת המשימות, או בודקים את ההתקדמות בספרינט הנוכחי ועושים את ההתאמות הנחוצות אם משהו לא הולך לפי התוכנית.

5. אם היעדים שהוצבו לא הושגו במהלך הספרינט הדו-שבועי, אנחנו מנתחים למה זה קרה ומה אנחנו יכולים לעשות כדי שבעתיד היעדים יושגו בזמן.

המערכת הזאת מאפשרת לנו להשיג את הדברים הבאים:

• אנחנו תמיד עובדים על המשימה החשובה ביותר ברגע נתון
• אנחנו עושים כמה שיותר עם המשאבים שיש לנו
• אנחנו מפתחים משמעת של עמידה ביעדים
• כל אחד יודע מה הוא צריך לעשות
• השגה סדירה של יעדים מספקת תחושת סיפוק
• הפגישות ממוקדות ואורכות שעה עד שעתיים בשבוע בלבד, כלומר אנחנו חוסכים זמן

אנחנו גמישים, ומדי פעם עושים פגישות גדולות יותר או מבצעים התאמות באסטרטגיה.

אגב, המערכת הזאת עובדת מעולה לא רק בעבודה מהבית אלא גם במשרד. אבל גישה שיטתית חשובה כפליים בעבודה מרחוק, כי היא מקדמת משמעת ומגדירה כמות עבודה מדויקת שאפשר לדווח עליה.

שימו לב! יש הרבה מערכות שונות לניהול פרויקטים, ומה שעובד לחברה אחת לא בהכרח יעבוד לאחרת. סוג המערכת שתבחרו לא ממש משנה; מה שחשוב הוא שתשתמשו במערכת כלשהי כדי להקצות לעובדים משימות ותאריכי יעד.

אסטרטגיה ג': תוכנית עבודה שוטפת ומוגדרת (לוח זמנים)

כאן מדובר גם במשימות מסוג פרויקט וגם במשימות חוזרות (שגרתיות). למשל, פעילות השיווק בחברה שלנו מורכבת משני חלקים: א) קמפיין ייחודי, שעבורו אנחנו משתמשים בגישה של הצבת יעדים וניהול פרויקטים, וב) משימות יומיומיות שחוזרות על עצמן ללא הגבלה, כמו החלפת באנרים מיושנים או פוסטים שבועיים ב-Facebook ובבלוג. אלה המשימות הקטנות שצריך לעשות באופן קבוע כדי שיישאו פרי.

תוכנית עבודה / לוח זמנים / יומן שוטף, מוגדר ומתועד מבטיחה שהעבודות השגרתיות אכן נעשות ושאף משימה לא נשמטת או נשכחת.

אבטחה והגנת נתונים

כשמדובר בעבודה מהבית, אבטחת מידע והגנת נתונים נשכחות לעיתים קרובות. אבל העובדה שאתם בביטחון של הבית שלכם לא אומרת שאותו דבר נכון לנתונים שלכם. ארגונים גדולים מטפלים בזה על ידי אספקת מחשבים לעובדים, אבל לגופים קטנים אין תמיד את הפריווילגיה הזאת, והם נאלצים להתמודד עם האיומים כמו שהם יכולים.

עד כמה שאפשר, כדאי להשתמש באמצעי ההגנה הבאים:

• מחשב נפרד ומוגן בסיסמה מיועד לצורכי עבודה, ורק העובד הספציפי משתמש בו;

• על מחשב העבודה מותקנות רק התוכנות הנחוצות לעבודה;

• על מחשב העבודה מותקנת אנטי-וירוס טובה, והתוכנה מתעדכנת באופן סדיר;

• העובד חייב להכיר את נהלי האבטחה והגנת הנתונים ולדעת שאסור לו ללחוץ על קבצים מצורפים מפוקפקים במיילים, לפתוח קישורים חשודים, לשתף סיסמאות וכדומה;

• השתמשו בחיבור מוצפן (כל המערכות והכלים הרציניים מספקים את האפשרות הזאת)

• אל תשמרו נתונים רגישים על הדיסק הקשיח של המחשב, כדי למנוע גישה לא מורשית במקרה של גניבה (עדיף לשמור נתונים במערכות מרוחקות מאובטחות עם אימות זהות)

• השתמשו בחיבור VPN כשאתם מתחברים לרשת החברה, אם זה רלוונטי ואפשרי

לסיכום, חברה צריכה למזער את סיכוני ה-IT ולוודא שגם אם מחשב של עובד נפרץ, ההשלכות יהיו מוגבלות כמה שאפשר. אפשר להשיג את זה בכך שהעובדים לא שומרים את מסד נתוני הלקוחות או מסמכים רגישים על המחשבים שלהם, אלא ניגשים אליהם דרך האינטרנט בחיבור מרוחק מאובטח ומוגן באימות זהות.

חברותא ושפיות

אחד האתגרים הגדולים בעבודה מהבית הוא היעדר קשר חברתי. זה פוגע במיוחד באקסטרוברטים. אין פתרון אחד שמתאים לכולם, כי הצורך באינטראקציה חברתית שונה מאדם לאדם. מפתח תוכנה יכול לעבור שבועות בלי להוציא מילה, בעוד שמנהל שיווק יימשך אל המשרד או אל מקומות ציבוריים אחרים. מזל שהדברים האלה כלולים בתיאור התפקיד.

הדרכים הקלאסיות והבדוקות להרים את המורל של הצוות הן פגישות משותפות, אירועים וטיולים. למשל, מדי פעם אנחנו מארגנים ארוחת צהריים לצוות במסעדה. בזמן המגפה ארגנו מפגש ב-Skype. היו לנו גם מנגלים ומפעם לפעם טיול בחו"ל.
למרות כל המאמצים, אנחנו לא יכולים להגיד שהגענו לשלמות בתחום הזה, ולכן בהחלט נמשיך לעבוד על שיפורים.

סיכום

מה שעובד לאדם אחד לא בהכרח יעבוד לאחר, אבל הניסיון שלנו מוכיח שעבודה מהבית יכולה להיות דבר רגיל, מובן מאליו ושכיח גם בטווח הארוך. אנחנו מקווים שחלק מהניסיון והלקחים שאספנו בשנים האלה יועילו גם לחברה שלכם.
אם יש לכם ניסיון בעבודה מהבית, נשמח לשמוע עליו בתגובות.